Pengenalan Microsoft Office

Microsoft Office merupakan salah satu perangkat lunak paket aplikasi perkantoran buatan dari Microsoft dan didesain untuk dijalankan di bawah sistem operasi Linux, Mac OS X dan Microsoft Windows. Beberapa aplikasi atau bagian di dalam Microsoft Office yang sudah populer adalah Ms Excel, Ms Word, dan Ms Powerpoint.

Aplikasi Ms Office terbaru yang diluncurkan adalah Office 15 atau Office 2013 yang diluncurkan pada Januari 2013 dan Microsoft Office 2016. Ms Office sebenarnya terdiri dari banyak sekali bagian. Berikut ini adalah penjelasan lengkap dari program-program Ms Office lengkap dengan fungsinya.

1. Microsoft Word

Microsoft Word atau Ms Office Word merupakan perangkat lunak atau program pengolah kata andalah Microsoft. Program ini diterbitkan pertama kali pada tahun 1983 sebagai Multi Tool Word untuk Xenix. Selanjutnya beberapa versi lain juga dikembangkan untuk digunakan di sistem operasi lainnya. Setelah jadi bagian Ms Office System 2003 dan 2007, program ini dinamai dengan Ms Office Word. Sementara itu di Ms Office 2013, namanya menjadi Word.

2. Microsoft Excel

Ini adalah program aplikasi lembar kerja yang dibuat oleh Microsoft Corporation untuk Ms Windows dan Mac OS. Program pengolah angka ini dilengkapi fitur kalkulasi dan pembuatan grafik sesuai dengan strategi marketing Microsoft. Hal ini membuat Ms Excel sebagai salah satu program komputer yang banyak digunakan untuk komputer mikro sampai saat ini. Saat ini, bahkan program ini menjadi program spreadsheet yang paling banyak dicari oleh banyak pihak.

3. Microsoft Power Point

Power Point adalah aplikasi presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft dalam paket aplikasi kantoran mereka. Power Point berjalan di komputer PC berbasis Microsoft Windows dan Apple Macintosh. Walaupun aplikasi ini awalnya berjalan dengan sistem operasi Xenix, Power Point banyak digunakan di kalangan pebisnis dan kantoran, siswa, pendidik, dan trainer. Versi Power Point terbaru adalah versi 15 yakni Ms Office Power Point 2013.

4. Microsoft Outlook

Ini adalah bagian dari suite Ms Office. Biasanya aplikasi ini digunakan untuk membaca dan mengirimkan surel. Ms Outlook juga dilengkapi dengan fungsi jadwal kerja, kalender, jurnal, dan catatan. Jika digunakan bersama Microsoft Exchange Server, aplikasi ini dapat memberikan akses kalender, surat, dan jadwal secara bersamaan.

5. Microsoft Publisher

Ini merupakan paket aplikasi perkantoran dari Microsoft yang berguna untuk membuat surat kabar, Desktop Publishing, kartu ucapan, dan masih banyak lagi. Awalnya Microsoft Publisher digunakan untuk Ms Office 2003 dan kemudian Ms Office 2007. Yang terbaru Publisher hadir di Ms Office 2010 pada edisi Profesional.

6. Microsoft Access

Ini adalah program aplikasi berbasis data komputer relasional untuk skala rumahan dan perusahaan mikro sampai menengah. Aplikasi ini adalah mesin basis data Ms Jet Database Engine dan menggunakan tampilan grafis intuitif sehingga dapat memberikan kemudahan bagi para penggunanya.

7. Microsoft Info Path

Program aplikasi ini digunakan untuk membuat formulir pemasukan data dengan basis XML. Info Path pertama kali dirilis sebagai bagian Ms Office System 2003 dan saat ini merupakan bagian Ms Office System 2007. Saat dikembangkan, InfoPath mempunyai nama kode XDocs dan menyediakan fitur-fitur seperti membuat dan menampilkan dokumen XML yang didukung skema XML. Info Path juga dapat dikonfigurasi untuk memungkinkan terhubung dengan sistem eksternal menggunakan XML Web Services lewat MSXML dan SOAP Toolkit.

8. Microsoft Lync

Ini adalah aplikasi Microsoft yang sebelumnya dinamai dengan Office Communicator 2007 R2. Aplikasi ini dikeluarkan pada tahun 2011 dan saat ini sudah hadir dalam paket Ms Office 2013. Sebenarnya Lync mempunyai banyak fungsi. Tetapi bagi kebanyakan pengguna, Lync merupakan instant messenger seperti MSN Messenger dan Google Talk, Skype, dan Yahoo Messenger.

9. Microsoft One Note

Aplikasi ini sesuai dengan namanya dapat digunakan sebagai kertas catatan di mana Anda dapat menggambar, menulis, mencorat coret, memasukkan objek, dan menampilkan screenshot.

10. Microsoft Visio

Ini adalah program aplikasi yang biasa digunakan untuk membuat diagram, flowchart, skema jaringan, dan brainstorm. Aplikasi ini memanfaatkan grafik vektor untuk membuat diagram.

11. Microsoft Groove

Microsoft Office Groove 2007 adalah aplikasi desktop yang merupakan bagian dari aplikasi Office 2007 yang didesain untuk kolaborasi dokumen dalam tim kerja dengan anggota yang sering kali offline. 

Dengan Office Groove 2007, anda bisa berkolaborasi dengan anggota team baik dari luar maupun dalam perusahaan anda, tanpa harus bergantung pada IT serta teknisnya seperti urusan firewall, server, keamanan, atau cara mengakses network. 

Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Konsep groove sendiri adalah workspace. Workspace adalah bagian di mana anda akan saling bertukar file folder dan kerjaan lainnya dalam berkolaborasi dengan anggota team anda. Bagian Active menunjukkan hal-hal yang sedang aktif seperti tugas dsb, sedangkan yang Unread adalah update yang dibuat dari rekan atau anggota team anda yang belum anda buka, dan yang terakhir Read adalah hal-hal yang sudah anda buka.

Setelah membuat workspace baru, kita harus mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi ini. Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya (role) masing masing. misalnya satu orang diberi wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. 

Anda bisa mengerjakan sisa pekerjaan kantor anda di manapun anda berada baik itu di airport di rumah ataupun di warnet. Misalnya anda ingin melanjutkan pekerjaan kantor di rumah atau warnet namun seluruh file serta setting dan pekerjaan yang anda lakukan semuanya tersimpan di kantor, tentunya jika anda login pada komputer lain semua pekerjaan file yang anda buat dikantor tidak ada. Groove 2007 mampu mengekspor seluruh informasi dan setting account anda kemanapun anda pergi.

Groove memungkinkan sinkronisasi file dan folder secara online. Cukup dengan menginstal Groove dan login ke account anda, seluruh pekerjaan yang anda tinggalkan tersimpan komplit pada account itu. Jika anda menghadapi banyak revisi dan update pada tugas anda sehari hari di kantor, tentunya Groove 2007 akan banyak membantu. 

Apalagi anda harus berhadapan dengan begitu banyak dokumen, spreadsheet, presentasi, dan gambar. Kemungkinan besar juga anda akan diminta untuk memberikan file terkini dan juga diberikan pekerjaan tambahan yang perlu diperbaiki dsb. 

Sementara anda sibuk membicarakan dengan rekan atas perubahan yang perlu dilakukan maupun memberikan laporan kepada atasan atas perubahan yang dibuat oleh anda dan anggota team anda, Groove secara otomatis mengsinkronkan keseluruhan pekerjaan anda yang telah tersimpan pada Groove account anda dan rekannya. Groove juga menghindari terjadinya pengkopian file yang berlebihan sehingga anda tidak lagi merasa tersesat untuk mencari file yang terkini.  

Dengan fitur pengaturan peran serta pengaksesannya, anda bisa memberikan ruang kepada mereka yang hanya boleh mengkoreksi pekerjaan anda dan yang lainnya hanya sebatas melihat atau menggunakannya saja tanpa ruang untuk melakukan perubahan. Di sinilah keunggulan Groove Share Files dimana anda tidak perlu pusing lagi kepada siapa file terkini harus dikirim dan siapa saja yang boleh mengkoreksinya/merubahnya dan tentunya saling menjaga keaslian dokumen tanpa menghilangkannya oleh karena berbagai macam perubahan yang telah terjadi. Mungkin hal hal di atas adalah beberapa fitur utama dan permasalahan yang bisa anda atasi dengan memakai Groove.